Polityka Antykorupcyjna

Podstawowym dokumentem regulującym obszar przeciwdziałania korupcji w Grupie jest Polityka antykorupcyjna Grupy TAURON. Nadrzędnym celem, który przyświecał powstaniu i wprowadzeniu do stosowania Polityki jest określenie jednolitych zasad i standardów postępowania, które pozwalają na zidentyfikowanie, przeciwdziałanie oraz mitygowanie ryzyka wystąpienia działań korupcyjnych, a także innych nadużyć w spółkach.

Wdrożenie i przestrzeganie Polityki antykorupcyjnej ma zapewnić zgodność działalności spółek Grupy Kapitałowej z obowiązującym prawem, regulacjami wewnętrznymi i wewnątrzkorporacyjnymi, a także zasadami etycznymi, zapewniając tym samym należytą ochronę interesów, renomy oraz wizerunku spółek i Grupy TAURON, a także transparentność działań wobec podmiotów zewnętrznych.

Polityka obowiązuje wszystkich pracowników, członków zarządu i organów nadzorczych spółek, a także prokurentów i pełnomocników. Grupa wymaga również przestrzegania standardów zachowania określonych w Polityce przez podmioty zewnętrze.

Celem Polityki jest przeciwdziałanie nie tylko działaniom korupcyjnym, ale także innym nadużyciom, do których można zaliczyć np.:

• kradzież lub przywłaszczenie mienia spółki (środków pieniężnych, materiałów, produktów, narzędzi, sprzętu) lub mienia podmiotów zewnętrznych, z którymi łączą pracownika relacje biznesowe,
• umyślne fałszowanie dokumentów spółki lub wprowadzanie nieprawdziwych informacji i danych do ich treści,
• prowadzenie dokumentacji spółki w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące działalności spółki,
• umyślne podawanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym w sprawozdaniach finansowych,
• wykorzystywanie zasobów spółki do prywatnych celów.

Do obszarów ryzyka działań korupcyjnych lub innych nadużyć związanych z działalnością Grupy TAURON zalicza się w szczególności:

• postępowania zakupowe,
• współpracę z podmiotami zewnętrznymi,
• realizację procesów inwestycyjnych,
• transakcje z podmiotami powiązanymi,
• wydatki związane z podróżami służbowymi lub rozrywką,
• wydatki na reprezentację i reklamę, w tym zaproszenia i upominki,
• wydatki na usługi marketingowe i konsultingowe,
• transakcje obrotu gotówkowego,
• darowizny oraz umowy sponsoringowe.

Określono następujące sposoby realizacji Polityki antykorupcyjnej przez Grupę TAURON:

1. Grupa dochowuje należytej staranności, aby kontakty z podmiotami zewnętrznymi były otwarte i transparentne, tak by wykluczyć możliwość wystąpienia działań korupcyjnych i innych nadużyć.
2. Zobowiązuje się do podejmowania właściwych (w szczególności zgodnych z przepisami prawa), adekwatnych i proporcjonalnych działań w odniesieniu do zaistniałych przypadków działań korupcyjnych i innych nadużyć. W szczególności spółka powiadamia organy ścigania o wszelkich potencjalnych naruszeniach przepisów prawa w przypadku zaistnienia uzasadnionego podejrzenia takich naruszeń.
3. Zachęca się pracowników i podmioty zewnętrzne do przekazywania informacji w zakresie naruszeń Polityki, a także innych nieprawidłowych zachowań.
4. Zapewnia się podnoszenie świadomości pracowników w zakresie możliwości identyfikowania działań korupcyjnych i innych nadużyć poprzez działania informacyjne, szkolenia, inicjatywy dotyczące eliminacji zdarzeń o charakterze korupcyjnym, umożliwiające właściwe zrozumienie Polityki oraz wykorzystanie jej zasad przez pracowników w codziennej pracy.
5. Współpraca z podmiotami zewnętrznymi w celu eliminowania działań korupcyjnych i innych nadużyć.

PROCEDURY NALEŻYTEJ STARANNOŚCI I WEWNĘTRZNE REGULACJE

Standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie z 8 października 2018 r., zawierają rekomendacje w zakresie sposobu ukształtowania funkcji compliance w organizacji, a także wprowadzenia rozwiązań, które minimalizują ryzyko powstania zachowań nieetycznych, sprzyjających korupcji i konfliktowi interesów. Standardy te wskazują ponadto, jakie działania wyczerpują znamiona pojęcia należytej staranności w zakresie ukształtowania procedur i procesów w organizacji zapobiegających zjawisku korupcji.

Pełnomocnik ds. Zgodności oraz Koordynatorzy ds. Zgodności w Grupie TAURON opierają swoje działania na wytycznych przedstawionych w standardach wyznaczonych przez Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW.

Należyta staranność w Grupie TAURON może być wykazana na podstawie m.in.:

• przyjęcia i stosowania Kodeksu Odpowiedzialnego Biznesu Grupy TAURON,
• przyjęcia i stosowania Polityki Zgodności Grupy TAURON,
• uregulowania funkcji zarządzania zgodnością w Grupie TAURON,
• przyjęcia i stosowania Polityki antykorupcyjnej w Grupie TAURON,
• dostosowania do rekomendacji dotyczących zakazu tworzenia mechanizmów służących finansowaniu korzyści majątkowych i osobistych,
• przeprowadzania szkoleń z zakresu zgodności,
• rozpoczęcia procesu wdrażania klauzul antykorupcyjnych do stosowania w umowach,
• przyjęcia i stosowania Zasad przyjmowania i wręczania upominków w Grupie TAURON,
• uregulowania kwestii dotyczących sponsoringu,
• uregulowania i wdrożenia Systemu Zgłaszania Nadużyć w Grupie TAURON oraz prowadzenia postępowań wyjaśniających,
• wdrożenia i stosowania Procedury Oceny Wiarygodności Kontrahentów w Grupie TAURON,
• wdrożenia i stosowania Zasad postępowania w przypadku kontroli w spółkach Grupy TAURON,
• wdrożenia i stosowania Procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Grupie TAURON.

W 2020 r. dokonano przeglądu obowiązujących w Grupie TAURON regulacji wewnątrzkorporacyjnych dotyczących klauzul standardowych oraz wzorów umów, w szczególności pod kątem wprowadzenia tzw. klauzul antykorupcyjnych oraz innych klauzul z zakresu compliance. Opracowano wspólnie z Obszarem Prawnym TAURON Polska Energia wzory klauzul antykorupcyjnych, które zostały wprowadzone do wzorów umów w Grupie TAURON.

Dodatkowo, prowadzono bieżący monitoring ryzyk compliance. W ramach miesięcznego monitoringu ryzyk, raportowane jest ryzyko nadużyć wewnętrznych, ryzyko nadużyć zewnętrznych, ryzyko zachowań nieetycznych, ryzyko braku zgodności z tytułu nieprzestrzegania przepisów prawa oraz ryzyko korupcji.

PODJĘTE DZIAŁANIA I UZYSKANE REZULTATY

Wśród działań podjętych w ramach Polityki antykorupcyjnej Grupy TAURON kluczowe miejsce zajmuje funkcjonowanie systemu zgłaszania, badania i wyjaśniania działań korupcyjnych i innych nadużyć.

Każdy pracownik jest zobowiązany do zapoznania się z postanowieniami Polityki, bezwzględnego stosowania się do jej treści oraz podpisania stosownego oświadczenia o zapoznaniu się z Polityką. Oświadczenia takie, w formie papierowej, przechowywane są w aktach osobowych pracownika.

Również nowo przyjęci pracownicy zapoznawani są z Polityką. Ten fakt potwierdzają, podpisując oświadczenie.

Ponadto, na początku 2020 r. pracownicy działów/obszarów compliance w spółce Usług Górniczych oraz TAURON Wydobycie podjęli działania mające na celu poszerzenie zakresu szkoleń okresowych BHP o zagadnienia związane z compliance oraz RODO. Od września 2020 r. w ramach obowiązkowych szkoleń z zakresu BHP pracownicy ww. spółek zapoznawani są z następującymi zagadnieniami z zakresu zgodności:

• System Zarządzania Zgodnością Grupy TAURON,
• Podstawowe pojęcia dotyczące compliance w Grupie TAURON,
• Polityka antykorupcyjna Grupy TAURON,
• Przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji w Grupie TAURON.

Pracownicy są ponadto zobowiązani do niezwłocznego informowania o każdym uzasadnionym podejrzeniu występowania działań korupcyjnych lub innych nadużyć. W tym celu Grupa TAURON zapewnia:

• odpowiednie kanały komunikacji pozwalające pracownikom oraz podmiotom zewnętrznym na bezpieczne (w tym anonimowe) zgłaszanie potencjalnych przypadków naruszeń,
• poufność danych osoby zgłaszającej oraz przekazywanych informacji,
• ochronę przed wszelkimi formami działań odwetowych w przypadku osób zgłaszających w dobrej wierze działania korupcyjne i inne nadużycie.

Podmioty zewnętrzne, w szczególności kontrahenci i inni interesariusze spółek Grupy TAURON, w przypadku identyfikacji nieprawidłowości w ramach działalności Grupy TAURON mają również możliwość skorzystania z Formularza Zgłoszenia Nadużycia.

W szczególnych przypadkach zgłoszenia mogą być kierowane pisemnie bezpośrednio do Rady Nadzorczej Spółki.

Określone kanały zgłoszeń są zgodne z wymogami określonymi w Ustawie o ofercie publicznej.

Przełożeni, którzy otrzymają zgłoszenie o potencjalnych działaniach korupcyjnych lub innych nadużyciach powinni bezzwłocznie poinformować o tym fakcie Pełnomocnika ds. Zgodności, a w spółce innej niż TAURON Polska Energia – Koordynatora ds. Zgodności.

Pełnomocnik ds. Zgodności, a w spółce innej niż TAURON Polska Energia Koordynator ds. Zgodności, po otrzymaniu zgłoszenia potwierdza osobie dokonującej zgłoszenia fakt jego przyjęcia, z wyłączeniem zgłoszeń anonimowych oraz dokonuje weryfikacji jego prawdziwości oraz podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze w celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu zgodnie z procedurami obowiązującymi w tym zakresie w Grupie TAURON.

Pełnomocnik ds. Zgodności, a w spółce innej niż TAURON Polska Energia Koordynator ds. Zgodności, informuje osobę dokonującą zgłoszenie, z wyłączeniem zgłoszeń anonimowych, o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego lub o jego przedłużeniu w związku z trwającą analizą stanu faktycznego opisanego w zgłoszeniu.

Wszystkie otrzymane zgłoszenia podlegają wpisowi do Rejestru Nadużyć, a z każdego postępowania wyjaśniającego sporządzany jest protokół wyjaśniający.

W przypadku potwierdzenia wystąpienia działań korupcyjnych lub innych nadużyć, spółki podejmują działania naprawcze, które mają za zadanie zapobiec w przyszłości zdarzeniom o podobnym charakterze. Pełnomocnik ds. Zgodności, a w spółkach innych niż TAURON Polska Energia Koordynatorzy ds. Zgodności, podejmują działania edukacyjno-informacyjne w celu zapewnienia zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat zasad zgłaszania działań korupcyjnych lub innych nadużyć w Grupie TAURON.

TAURON Polska Energia zapewnia monitorowanie procedur postępowania oraz regulacji wewnętrznych i wewnątrzkorporacyjnych obowiązujących w Grupie TAURON, także pod kątem doskonalenia oraz rozwijania systemu przeciwdziałania działaniom korupcyjnym i innym nadużyciom.

W Grupie TAURON w 2020 r. zgłoszono łącznie 63 potencjalne przypadki nadużyć, w tym poprzez Formularz Zgłoszenia Nadużycia wpłynęły 33 zgłoszenia.

Do procedur należytej staranności funkcjonujących w ramach Polityki antykorupcyjnej zaliczyć należy również wprowadzone w styczniu 2019 r. Zasady przyjmowania i wręczania upominków w Grupie TAURON. Zasady stanowią uzupełnienie obowiązującego Kodeksu Odpowiedzialnego Biznesu Grupy TAURON oraz Polityki Antykorupcyjnej Grupy TAURON w zakresie wręczania i przyjmowania upominków przez osoby świadczące pracę na rzecz spółek Grupy TAURON.

Celem przywołanego dokumentu jest budowanie świadomości wśród pracowników spółek Grupy TAURON w zakresie rodzaju upominków (w tym zaproszeń), jakie można przyjmować lub wręczać w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych oraz określenie warunków, w których ich przyjmowanie lub przekazywanie jest niedopuszczalne. Wdrożenie i przestrzeganie Zasad ma zapewnić wyeliminowanie sytuacji, w których przyjmowanie upominków mogłoby mieć wpływ na podejmowane decyzje biznesowe spółek Grupy.

Generalna zasada zobowiązuje wszystkich pracowników do powstrzymania się od przyjmowania upominków od klientów lub innych pracowników, które mogłyby skutkować wywarciem wpływu na obdarowanego lub mogłyby rodzić obowiązek określonego działania, czy też zaniechania w zakresie powierzonych mu obowiązków służbowych bądź też wpływać na podejmowane obecnie lub w przyszłości decyzje biznesowe spółek Grupy TAURON.

Pracownik TAURON może przyjąć upominek tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie kryteria określone w ww. Zasadach. Wątpliwości dotyczące stosowności przyjęcia upominku należy skonsultować z bezpośrednim przełożonym lub z Pełnomocnikiem ds. Zgodności w TAURON Polska Energia.

Zasady przyjmowania i wręczania upominków w Grupie TAURON są dostosowane do wymogów określonych w Standardach rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie, przyjętych 8 października 2018 r. przez GPW.

DZIAŁANIA ANTYMONOPOLOWE

W lipcu 2018 r. Grupa TAURON wdrożyła Procedurę przeciwdziałania zmowom przetargowym w TAURON. Celem dokumentu jest określenie jednolitych zasad postępowania, jakie należy stosować w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, co pozwoli na wykrycie, zgłoszenie oraz zapobieganie zmowom przetargowym wykonawców przystępujących do postępowań organizowanych przez zamawiającego.

W TAURONIE komórki zakupowe, co najmniej raz w roku, zobowiązane są do wzięcia udziału w szkoleniach z zakresu zmów przetargowych i wykrywania karteli, organizowanych we współpracy z podmiotami zajmującymi się ochroną konkurencji.

WERYFIKACJA KONTRAHENTÓW

Grupa TAURON, dążąc do ochrony przed ryzykiem nawiązania współpracy z podmiotami działającymi wbrew przepisom prawa, dobrym obyczajom i praktykom handlowym, w szczególności dążąc do ograniczenia zagrożenia uczestnictwa w procederze nadużyć podatkowych oraz w praniu pieniędzy, wprowadziła Procedurę oceny wiarygodności kontrahentów w Grupie TAURON.

Ocena wiarygodności kontrahenta dokonywana jest w Grupie TAURON na podstawie następujących informacji:

• charakterystyki prawnej i finansowej,
• dotychczasowej działalności,
• warunków umowy,
• powiązań kapitałowych oraz osobowych.

Ponadto, już od lipca 2018 r., Grupa TAURON stosuje mechanizm podzielonej płatności (tzw. split payment).
Jest on jedną z metod walki z oszustwami oraz wyłudzeniami VAT. Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności zostało wskazane przez Ministerstwo Finansów jako jedna z przesłanek należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych.

W całej Grupie TAURON w 2020 r. wydano 1 230 raportów z badania wiarygodności kontrahentów.

Ponadto, w 2020 r. prowadzony był proces oceny podmiotów zewnętrznych, z którymi spółki Grupy TAURON planowały realizować przedsięwzięcia z zakresu komunikacji, promocji, sponsoringu, marketingu, HR lub innego rodzaju zaangażowania finansowego, jakie mogłyby rodzić ryzyko reputacji. W TAURONIE łącznie zweryfikowano 203 podmioty zewnętrzne.

PRZECIWDZIAŁANIE PRANIU PIENIĘDZY I FINANSOWANIU TERRORYZMU

Grupa TAURON przyjęła Procedurę przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Celem dokumentu jest zapewnienie przestrzegania w Grupie TAURON wymogów wynikających z Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura reguluje kwestie dotyczące wymiany oraz ochrony informacji wewnątrz firmy oraz obejmuje swoim zakresem wszystkie spółki Grupy.

Wewnętrzna procedura reguluje m.in. kwestie dotyczące identyfikacji klientów, rejestracji transakcji, oceny ryzyka, środków bezpieczeństwa finansowego, bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klientów, zasad przekazywania informacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz szkoleń.

W sytuacji, gdy spółka pełni również rolę instytucji obowiązanej (określonej w art. 2 ust. 1 ww. ustawy), zobowiązana jest wprowadzić wewnętrzną procedurę przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Należy podkreślić, że TAURON nie akceptuje żadnych relacji biznesowych z podmiotami zaangażowanymi w proceder prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, w tym objętymi sankcjami finansowymi lub szczególnymi środkami ograniczającymi obowiązującymi na terytorium Polski.

PRZECZYTAJ TAKŻE:

Cel i zasady zarządzania ryzykiem

Pracownicy i kultura organizacyjna